O mapeamento de processos de negócio ainda é um assunto pouco conhecido de algumas empresas. A mudança para o cenário digital com a evolução da tecnologia evidencia a importância de ter controle da operação para otimizar o tempo e as atividades de uma organização.

Dados da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) mostraram que os gestores gastam cerca de quatro semanas por ano apenas procurando informações. Segundo este mesmo estudo, a média de tempo gasto por colaboradores para procurar documentos perdidos entre os departamentos de uma empresa é de duas horas diárias.

Além disso, processos podem ser a solução para otimizar tarefas e dedicar o tempo para aquilo que realmente importa. O estudo “Quatro caminhos para uma organização focada” [Four paths to a focused organization], da Bain & Company, revelou que, em muitas empresas, perdem-se 25% ou mais do tempo de trabalho com atividades de baixo valor ou completamente ineficientes.

Implementar tecnologia na operação e trazer um mapeamento das atividades executadas pelos colaboradores se mostra rentável para as empresas. Com a automação de processos de negócio e monitoramento da operação, aumenta-se a produtividade e efetiva-se os lucros.

Objetivos do mapeamento de processos de negócio

A análise realizada dos processos de uma empresa a partir do mapeamento tende a otimizar a conquista dos objetivos. A visão geral proporcionada por essa avaliação mostra os pontos a serem melhor explorados, as mudanças a serem realizadas e soluções para processos já ultrapassados.

Desta forma, o mapeamento de processos tem como objetivo a padronização dos modelos de trabalho, desenhando etapas mais precisas e alinhadas com as metas da empresa. Ele realiza a identificação de gargalos e possibilita a promoção de melhorias para mais assertividade de análises e processos.

Desenhando claramente as etapas e formas de trabalho, a empresa é capaz de acompanhar de forma mais ágil a realização de atividades. Tendo, assim, mais controle e compreendendo melhor o custo da execução dos processos. 

Benefícios do mapeamento de processos de negócio

Como principal benefício do mapeamento de processos de negócio pode se destacar a otimização da operação. O fluxograma que inicia o mapeamento é capaz de identificar falhas, resolver problemas e reduzir retrabalho. E também entender melhor como a tecnologia pode ser empregada para alavancar resultados.

A pesquisa realizada pela Samba Digital aponta que 98,1% das empresas ouvidas por ela se preocupam ou pensam na transformação digital. E a implementação de tecnologia tem como preferência a análise de dados (62%). Isso mostra que dados ajudam consideravelmente as empresas a gerarem melhores resultados quando utilizados e analisados da melhor maneira. 

1. Otimização de tempo

O mapeamento pode identificar a execução errônea de algum processo, dando a possibilidade de aprimoramento da atividade e otimização do tempo do colaborador e da operação.

2. Redução de custos

A identificação de questões ao longo dos processos permite que gargalos entre departamentos sejam evitados e custos que, possivelmente, poderiam ser acrescentados à operação por conta da falta de comunicação entre setores, sejam reduzidos.

3. Controle de processos

Por propor o entendimento de processos, o mapeamento permite que monitore cada um deles de forma consciente e tenha visão total da operação.

4. Diminuição de erros

Com o controle, monitoramento, melhorias na operação e atualizações quanto aos processos, é perceptível a diminuição de erros, eliminando gargalos antigos.

5. Mais lucro para a empresa

Como resultado de todas as vantagens adquiridas por meio do mapeamento de processo, a mais perceptível, com certeza, é o impacto na gestão financeira. A operação como um todo é otimizada, tendo melhores resultados, o que leva a um lucro maior de forma natural.

Como funciona o mapeamento de processo de negócio  

Atualmente, por meio de softwares disponíveis, o mapeamento de processo de negócio está mais simplificado, resultando então melhor compreensão sobre a empresa. O mapeamento pode ser realizado da forma mais simples, por meio de programas online gratuitos, ou por soluções personalizadas. 

E seu funcionamento deve contemplar a comunicação dos processos executados para que se alcance todos os objetivos de gestão. Assim, algumas etapas seguidas otimizam os resultados.

Compreendendo e melhorando os processos

Como primeira etapa para o mapeamento de processos, há o entendimento de como funciona cada etapa, assim, compreendendo melhor o todo. Pode ser utilizado um fluxograma para se ter uma visão geral e identificar as melhorias. 

Transformando os processos

Após identificar as melhorias que podem ser realizadas, é hora de colocar as mudanças em prática. Há diferentes escalas de transformações, quando estrutural e podem ser otimizadas por tecnologias disponíveis no mercado.

Padronização e documentação dos processos

Após o mapeamento dos processos, a padronização deles é o próximo passo. Isso, porque a organização é essencial para alcançar bons resultados e tornar o cotidiano dos colaboradores mais produtivo. Assim, definido o padrão, a documentação que relata cada procedimento e alinhamento de processos se faz necessária.

A economia financeira de uma empresa inteligente

O avanço tecnológico possibilitou que novas soluções digitais pudessem ser utilizadas para otimizar a operação de uma empresa. Ao colocar em prática o mapeamento de processos, automatizações podem ser empregadas nos processos para ganhar mais tempo e produtividade. 

Soluções completas são capazes de integrar processos e ERP, além de automatizar atividades, que antes eram realizadas manualmente. Isso permite que o tempo dos colaboradores seja utilizado para questões mais estratégicas e a visualização do fluxo operacional permite melhorias contínuas em menor correção de tempo.

O investimento em tecnologia, neste caso, é rentável. A transformação digital é encarada mais de perto por organizações com maturidade mais alta. E isso mostra uma relação direta com os melhores resultados das empresas que empregam tecnologia na sua operação.

O custo inicial é revertido em estratégias bem elaboradas, o que permite alavancar os números e tornar a empresa inteligente ainda mais eficiente e produtiva. Uma solução digital pensada para automatização de processos e gestão empresarial, como Seidor Up, atende às principais necessidades tecnológicas das empresas. 

Conheça mais vantagens de uma gestão analítica como o mapeamento de processos de negócio e descubra os benefícios de realizar uma gestão baseada em dados.